Ein erfolgreicher Schritt in Richtung digitale Dokumentation

Mit der Einführung von Orbis Speech hat die Geriatrie des CaritasKlinikums Saarbrücken als Pilotstation im Oktober 2025 einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Transformation erreicht. Nach einer erfolgreichen Pilotphase ist das System nun in den Test-Echtbetrieb übergegangen – mit durchweg positiven Rückmeldungen aus dem ärztlichen Team.

Statt wie bisher Diktate als Audiofiles aufzunehmen und diese anschließend im Sekretariat abtippen zu lassen, diktieren die Ärztinnen und Ärzte ihre Texte nun direkt ins System. Arztbriefe, Konsile oder andere medizinische Dokumente werden dabei in Echtzeit per KI-gestützter Spracherkennung in Text umgewandelt und unmittelbar in Orbis übernommen. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt entfällt vollständig.

Die Akzeptanz bei den Anwenderinnen und Anwendern war von Beginn an hoch. „Die Ärzte waren auf Anhieb sehr überzeugt“, berichtet IT-Projektleiter Ralf Müller. Die Handhabung ist intuitiv: ins Mikrofon sprechen – der gesprochene Text erscheint sofort im Dokument. Unterstützt wird der Prozess durch strukturierte Vorlagen, etwa für Arztbriefe, in denen gezielt einzelne Felder angesteuert und direkt befüllt werden können.

Birgit Schuhmacher, Oberärztin der Geriatrie, beschreibt den Mehrwert so:
„Der Arbeitsablauf hat sich deutlich beschleunigt. Früher ging der Brief nach dem Diktat noch ins Sekretariat und wurde dort geschrieben. Jetzt diktiert man – und der Brief ist im Prinzip direkt fertig.“

Besonders spürbar ist die Entlastung für die Sekretariate. Gerade in Zeiten von Urlaub oder Personalausfällen schafft Orbis Speech wertvolle Freiräume für andere organisatorische Aufgaben. Die abschließende Vidierung erfolgt weiterhin durch die Ärztinnen und Ärzte, sodass die medizinische Verantwortung klar geregelt bleibt.

Auch bei umfangreichen Texten zeigt sich der Nutzen deutlich. „Besonders hilfreich ist das System bei großen Konsilen, die wir bisher selbst getippt haben – das ist eine echte Zeitersparnis“, so Oberärztin Schuhmacher weiter. Kleinere Einschränkungen, etwa bei noch unbekannten Fachbegriffen, werden als lernfähig und temporär eingeschätzt: Das System wird kontinuierlich weiter trainiert und verbessert sich mit jeder Anwendung.

Die erfolgreiche Einführung wurde zudem durch eine enge Zusammenarbeit mit Dedalus sowie eine gezielte Ertüchtigung der IT-Infrastruktur begleitet. Netzwerk und technische Rahmenbedingungen wurden angepasst, um eine stabile und performante Nutzung sicherzustellen.

Aktuell stehen 100 Lizenzen zur Verfügung, ein weiterer Roll-Out ist bereits geplant. Die Erfahrungen aus der Geriatrie zeigen eindrucksvoll, welches Potenzial in moderner Spracherkennung steckt: schnellere Prozesse, weniger Medienbrüche, zufriedenere Mitarbeitende – und mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung.